Gestión documental · Cero Papel
Los actos administrativos tramitados, firmados y verificables sin papel
DocManager lleva cada decreto, oficio o certificado desde el borrador hasta la firma con un folio que no se salta ni se repite, un flujo de visación que apunta a cargos y no a personas, y una traza que nadie puede editar. Cualquier persona verifica el documento con el código QR al pie.
Qué resuelve
- Termina con el libro de decretos en papel y la numeración a mano que Contraloría observa
- Deja constancia de quién visó, quién firmó y cuándo, incluida la subrogancia
- Permite que cualquier persona verifique un documento sin pedirlo a la institución
El problema
Lo que pasa hoy sin DocManager
El correlativo a mano
El número del decreto se asigna en una planilla o en un cuaderno. Un salto o un duplicado aparece meses después, en una observación de Contraloría.
La firma que espera en un escritorio
El documento viaja en papel entre direcciones. Si el director está de vacaciones, la tramitación se detiene y nadie sabe en qué escritorio quedó.
Nadie puede probar que es el original
Una copia impresa no dice si fue alterada. Verificar un certificado exige llamar a la institución y buscar el archivo.
Qué hace
Capacidades de DocManager
Tipos documentales
Decretos alcaldicios y exentos, oficios, memorándums, certificados y otros tipos, cada uno con su correlativo independiente por año. Quince tipos vienen configurados de origen y la institución agrega los suyos.
Ciclo del documento
Borrador, emisión con folio, visación, firma, despacho y anulación con motivo. Un rechazo devuelve el documento a borrador con observación y conserva el folio; un borrador abandonado no gasta número.
Flujos por cargo
Las reglas de visación y firma apuntan a cargos, no a personas, y los pasos se congelan al emitir. La subrogancia queda registrada en la firma y en la traza, con la marca (S) que exige la práctica administrativa.
Oficina de Partes
Ingreso de documentos externos con número propio, derivación a la unidad responsable, plazo de respuesta con alerta de vencimiento y despacho.
Expedientes
Agrupan toda la tramitación de un mismo asunto: los documentos, sus ingresos y sus derivaciones, en una sola carpeta electrónica.
Firma electrónica
Bloques de firma con nombre, cargo y fecha, ubicados sobre la vista previa del documento. El proveedor de firma se configura por institución; el conector para FirmaGob queda dentro del plazo de implementación, una vez que el municipio registra la aplicación ante SEGPRES.
Traza y verificador público
Cada acción queda en una bitácora que no admite edición ni borrado. El PDF lleva al pie un código QR que abre un verificador público, sin cuenta: confirma autenticidad, integridad por hash y firmantes.
Módulo destacado
Un correlativo que Contraloría no observa
El folio se acuña al emitir, no al crear el borrador; lleva el año en la clave, de modo que cada tipo documental reinicia su numeración cada 1 de enero; y un rechazo conserva el número en lugar de devolverlo. Tres decisiones para que la numeración sea correlativa de verdad, sin huecos ni duplicados, y una traza que la base de datos misma impide editar.
Ficha técnica
Despliegue, datos y seguridad
- Despliegue
- Web, en la nube, con instancia dedicada por institución. La aplicación no carga recursos de terceros, pensada para redes institucionales restringidas.
- Datos
- Aislamiento por institución mediante políticas a nivel de fila (RLS). La traza de auditoría es de solo escritura.
- Acceso
- Cuenta institucional asociada a un cargo: los flujos y permisos dependen del cargo, no de la persona.
- Exportación
- PDF del documento con folio, firmas y código QR; verificador público sin cuenta.
Las condiciones de implementación (usuarios, establecimientos, integraciones y soporte) se definen caso a caso. Escríbenos y las revisamos sobre tu escenario real.
Para quién es
Hospitales, clínicas, atención primaria e instituciones públicas y privadas
Las nueve plataformas operan igual en el sector público y en el privado. Lo que cambia entre una institución y otra es la configuración, no el producto.
Cada plataforma se contrata por separado o combinada, y el modelo de datos se ajusta al tamaño de la institución y a su realidad de conectividad.
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