Vehículos fiscales y DL 799: bitácora, uso y sanciones

Los vehículos de un servicio público o de una municipalidad no se usan como un auto particular. Desde 1975 rige el Decreto Ley N° 799, que regula su uso y circulación, y desde 1995 la circular N° 35.593 de la Contraloría General de la República, que lo interpreta y fija cómo debe controlarse.^1,2 Una bitácora incompleta o un viaje sin autorización pueden terminar en una investigación sumaria.⁷

Esta guía resume qué exige la norma, qué ha dicho la Contraloría y qué conviene revisar cada mes.

A quién se aplica

El DL 799 se aplica a los vehículos de propiedad fiscal, semifiscal, de los organismos autónomos o descentralizados, de las empresas del Estado y de las municipalidades, y a los de empresas o entidades en que el Estado tenga más del 50 % de participación. También a los que esas entidades usen en arriendo, comodato u otro título que no sea de dominio.¹ Quedan fuera los de las Fuerzas Armadas, Carabineros e Investigaciones, que tienen normas propias.¹

La Contraloría precisó que la norma alcanza a todo carruaje destinado principalmente al transporte de personas o cosas, y no a la maquinaria.²

Las reglas de uso

Sólo para fines del servicio. Existe una «prohibición absoluta» de usar los vehículos en cometidos particulares o ajenos al servicio, en días hábiles o inhábiles, que no admite excepciones.²
Sábados en la tarde, domingos y festivos. Está prohibido circular, salvo salidas específicas autorizadas por escrito, reparticiones que por su función deben circular esos días, y los vehículos de ciertas autoridades.^1,2 En las municipalidades, la circulación fuera de los días y horas de trabajo la autoriza el alcalde.⁹
Las autorizaciones, numeradas. Deben extenderse por escrito, numeradas y en duplicado, con el vehículo y el conductor individualizados.²
El disco fiscal. Los vehículos propios llevan pintado en ambos costados el disco azul y blanco de 30 cm con el nombre del servicio y la palabra «ESTATAL»; los arrendados o en comodato, un sello de 15 cm en el parabrisas.¹
Guardado al término de la jornada en el recinto que fije la autoridad, por escrito.^1,2
Quién conduce. Sólo funcionarios: la Contraloría ha resuelto que las personas contratadas a honorarios no pueden conducir vehículos fiscales o municipales.⁴

La bitácora y la hoja de vida

El numeral XII de la circular fija los registros que debe mantener cada institución. Dos se refieren directamente a cada vehículo:²

Bitácora por vehículo, con al menos el kilometraje y el recorrido que cumple, visada periódicamente por el jefe respectivo.
Hoja de vida del vehículo, con sus características, modelo, año y fecha desde la que está a disposición de la institución. En ella se anotan, en la fecha en que ocurren, los desperfectos, su naturaleza y el costo de la reparación.

La bitácora también se exige para los vehículos arrendados.⁵ Y no tiene que ser de papel: en 2021 la Contraloría concluyó que no hay inconveniente en reemplazarla por una bitácora digital, «en la medida que se registren de manera fidedigna los datos exigidos» por el DL 799 y la circular.³ La norma, razonó, fija el contenido de la bitácora, no su forma.

Lo que observa la Contraloría

Las auditorías repiten los mismos hallazgos. En una de 2013, la Contraloría constató que las bitácoras registraban la hora de salida y de llegada, pero no el destino, el objeto del cometido ni el recorrido.⁶ En otra, de 2010, encontró hojas de control diario sin kilometraje, sin destino y sin horas de salida y llegada, y anunció una investigación sumaria por infracción al DL 799.⁷

En su programa de auditoría coordinada municipal, la Contraloría menciona como medios de verificación de la ruta de un cometido el consumo de combustible, los pagos en pórticos de autopistas, los peajes y la coherencia de la ruta.⁸ Es decir, la bitácora se contrasta con otras fuentes.

Las infracciones al DL 799 se sancionan con las medidas disciplinarias del Estatuto Administrativo, incluida la destitución. Las aplica la Contraloría, que en casos calificados puede delegar esa facultad en el propio servicio.^1,2

Bitácora frente a GPS: un mes de ejemplo

Cuando el vehículo tiene GPS, la bitácora puede contrastarse viaje a viaje con la distancia recorrida. El gráfico muestra un mes de un vehículo de ejemplo, con una tolerancia de 10 % entre lo anotado y lo recorrido:

Ejemplo ilustrativo con 22 viajes de un vehículo en un mes. En la mayoría, la bitácora y el GPS difieren en uno o dos kilómetros. Los tres marcados en rojo no cuadran: dos viajes con 23 y 22 km menos anotados que recorridos, y un viaje de sábado que no está en la bitácora. Al cierre del mes la diferencia es de 91 km. No son datos de un vehículo real.

Ninguna de las tres marcas prueba por sí sola un uso indebido: puede ser un error de anotación o un desvío justificado. Pero cada una es una pregunta que el jefe que visa la bitácora debería poder responder antes de que la haga un auditor.

Qué revisar cada mes

Que cada viaje tenga kilometraje, destino y objeto, no sólo horas de salida y llegada.
Que la bitácora esté visada por la jefatura con la periodicidad definida.
Los viajes en sábado en la tarde, domingo o festivo, cada uno con su autorización escrita.
La diferencia entre lo anotado y lo recorrido, si hay GPS, o con el combustible y los peajes si no lo hay.
Que conduzcan sólo funcionarios autorizados, y nunca personas a honorarios.
La hoja de vida al día, con cada desperfecto y su costo anotados en la fecha en que ocurrieron.

Dónde entra FleetCare

FleetCare registra el inicio y el cierre de cada viaje con el kilometraje validado en el servidor, impide que dos conductores tomen el mismo vehículo a la vez y muestra en un mapa la posición GPS de cada vehículo en ruta. Calcula la distancia según la traza GPS y la contrasta con el kilometraje declarado, cierra los viajes olvidados con aviso al supervisor, registra los siniestros con fotografías y deja cada acción crítica en una auditoría de sólo lectura.

Vehículos fiscales: qué exige el DL 799 y cómo llevar la bitácora