La Ley N° 21.180, de Transformación Digital del Estado, cambió la regla general de la Administración: los procedimientos administrativos se tramitan en formato electrónico, y el papel pasa a ser la excepción.1 Su aplicación es gradual, por grupos de instituciones y por fases, y tiene una fecha que no se mueve: el 31 de diciembre de 2027, plazo que la ley no permite extender para ningún órgano de la Administración del Estado.2
Esta guía resume qué exige cada fase, en qué punto del calendario está cada grupo y qué significa, en la práctica, llevar un expediente electrónico.
Qué cambia la ley
La Ley N° 21.180 modificó la Ley N° 19.880, de bases de los procedimientos administrativos.4 Desde que cada fase entra en vigencia, las comunicaciones entre órganos del Estado, las notificaciones, el ingreso de solicitudes y el expediente mismo pasan a ser electrónicos. La ley se aplica a los procedimientos que se inicien después de la entrada en vigencia de la fase respectiva; los que ya estaban en curso pueden cambiarse a medios electrónicos si no afectan a los interesados.1
Hasta el 31 de diciembre de 2027, quien no tenga medios tecnológicos o acceso a ellos puede seguir presentando en papel y pedir que se le notifique por carta certificada.1
Las fases
El DFL N° 1 de 2020, de la Secretaría General de la Presidencia, ordena la aplicación en siete fases:3
| Fase | Qué exige |
|---|---|
| Preparación | Identificar y describir las etapas de cada procedimiento, y en cuáles hay que notificar |
| 1 | Comunicaciones oficiales entre órganos del Estado registradas en una plataforma electrónica |
| 2 | Notificaciones por medios electrónicos |
| 3 | Ingreso de solicitudes, formularios y documentos en formato electrónico |
| 4 | El procedimiento consta en un expediente electrónico |
| 5 | Lo que llega en papel se digitaliza y entra al expediente de inmediato |
| 6 | Interoperabilidad entre órganos |
El calendario por grupo
Las instituciones se dividen en tres grupos.3 El Grupo A reúne a los ministerios, los servicios públicos que no están en los otros grupos, la Contraloría, las Fuerzas Armadas y de Orden, y las delegaciones presidenciales. El Grupo B incluye a los gobiernos regionales y a 84 municipios nombrados uno por uno en el decreto, en su mayoría de las grandes ciudades. El Grupo C agrupa a las demás municipalidades del país.
La Ley N° 21.464, de 2022, agregó la Fase de Preparación, reemplazó la tabla de gradualidad del DFL y fijó el plazo final en 2027.2 Este es el calendario vigente:
Para un municipio, el calendario dice algo concreto. En 2026 entraron en vigencia para el Grupo B el expediente electrónico y la digitalización inmediata del papel (fases 4 y 5), y para el Grupo C el expediente electrónico y la interoperabilidad (fases 4 y 6). En 2027 vienen las notificaciones electrónicas para ambos grupos, y para el Grupo C también la digitalización del papel.
Qué es, en la práctica, un expediente electrónico
La norma técnica de documentos y expedientes electrónicos (Decreto N° 10 de 2023) define el expediente electrónico como una unidad con un identificador único, estructurada por índices, documentos electrónicos, metadatos y registros.5 Algunas de sus exigencias:
- Trazabilidad mínima. Tanto la plataforma como el expediente deben registrar la creación, incorporación, modificación, transferencia y eliminación de documentos, y cada acceso al expediente.
- Fecha y hora de cada gestión, en tiempo universal coordinado y sincronizada con el Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada.
- Índice y metadatos. Todo el contenido del expediente se vincula a su índice electrónico y a metadatos estandarizados.
- Expedientes relacionados. Un expediente puede anidarse en otro, y debe hacerse cuando se acumulan procedimientos.
La interoperabilidad tiene su propia norma técnica (Decreto N° 12 de 2023), con servicios centralizados que registran y autorizan cada transacción de datos entre órganos.6
Cómo van los municipios
Los informes de la Biblioteca del Congreso coinciden en que los municipios son los más rezagados, con diferencias marcadas entre comunas urbanas y rurales.8,9 Un ejemplo es la identidad digital: según datos de Gobierno Digital citados por la BCN en mayo de 2025, estaba habilitada en el 63 % de los municipios grandes y en el 28 % de los medianos y pequeños, frente al 74 % del gobierno central.9 El mismo informe cita un estudio según el cual el 68 % de las municipalidades había designado un coordinador municipal de transformación digital.
La ley prevé apoyo: el gobierno central debe poner a disposición del sector municipal activos y servicios digitales, y apoyo técnico.2 Desde marzo de 2024 esa tarea está en la Secretaría de Gobierno Digital del Ministerio de Hacienda, que también desarrolla y opera las plataformas compartidas de interoperabilidad e identidad digital.7
Lo que conviene tener resuelto antes de 2027
- El inventario de procedimientos de la Fase de Preparación, con sus etapas y dónde se notifica: es la base de todo lo demás.
- Los actos y documentos nacen electrónicos, con su folio, sus firmas y su lugar en el expediente, en vez de imprimirse y escanearse.
- La Oficina de Partes digitaliza al recibir y deriva desde el sistema, no con el papel en la mano.
- La traza se puede mostrar: quién creó, modificó, firmó o consultó cada documento, y cuándo.
- Las notificaciones están listas para ser electrónicas en los procedimientos que las requieren, antes de que la fase 2 entre en vigencia.
Fuentes
- Ley N° 21.180, sobre Transformación Digital del Estado. 2019.
- Ley N° 21.464, modifica diversos cuerpos legales en materia de transformación digital del Estado. 2022.
- Ministerio Secretaría General de la Presidencia. DFL N° 1 de 2020, normas de aplicación del artículo 1° de la Ley N° 21.180 y gradualidad de su aplicación, artículos 5 a 7.
- Ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado.
- Ministerio Secretaría General de la Presidencia. Decreto N° 10 de 2023, Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos. Diario Oficial, 17 de agosto de 2023.
- Ministerio Secretaría General de la Presidencia. Decreto N° 12 de 2023, Norma Técnica de Interoperabilidad. Diario Oficial, 17 de agosto de 2023.
- Ley N° 21.658, crea la Secretaría de Gobierno Digital en la Subsecretaría de Hacienda. 2024.
- Biblioteca del Congreso Nacional. Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado: estatus de implementación general. Asesoría Técnica Parlamentaria, abril de 2025.
- Biblioteca del Congreso Nacional. Transformación Digital del Estado: implementación de la Ley N° 21.180 a nivel municipal. Asesoría Técnica Parlamentaria, mayo de 2025.